1. Introduction

Dotika Sàrl ("Dotika", "nous", "notre") s'engage à protéger votre vie privée. Cette politique explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons les données personnelles lorsque :

• Vous visitez le site web https://www.dotika.ai/
• Vous utilisez nos services de conseil et de formation (Dotika Advisory, Dotika Campus, Dotika Insights).
• Vous accédez et utilisez notre solution logicielle Bryf.ai (Plateforme SaaS, application iOS et Android).

Cette politique couvre donc à la fois l’usage de notre site institutionnel et celui de la plateforme Bryf, que vous soyez utilisateur direct ou client de nos services. Elle est rédigée conformément au Règlement (UE) 2016/679 ("RGPD") et à la loi luxembourgeoise sur la protection des données du 1er août 2018.

Dotika est responsable du traitement pour ces deux périmètres, c'est pourquoi ils sont réunis dans un document unique. Pour vous y repérer : si vous consultez simplement dotika.ai, seules les sections relatives au site vous concernent (formulaire de contact, newsletter, cookies, assistante « Dotty », candidatures, inscriptions). Les sections explicitement marquées « Bryf » ne s'appliquent qu'aux utilisateurs et clients de la plateforme Bryf.ai.

2. Responsable du traitement

Contact Protection des données

Pour toute question concernant la protection des données personnelles, contactez-nous à :

privacy@dotika.ai

3. Données que nous collectons

Nous collectons des données dans les situations suivantes :

4. Comment nous utilisons vos données

• Répondre à vos demandes et fournir les services demandés
• Vous envoyer notre newsletter IA (uniquement si abonné)
• Améliorer notre site web et nos services grâce aux analyses
• Faire fonctionner notre assistante conversationnelle « Dotty » : générer une réponse à votre question, garder le fil de l’échange, et — de façon agrégée — comprendre les sujets qui reviennent afin d’améliorer nos contenus
• Prévenir les abus et sécuriser nos services (limitation du nombre de requêtes, détection des usages détournés)
• Traiter les candidatures reçues et gérer les inscriptions à nos événements et formations
• Établir votre diagnostic de maturité IA, vous en transmettre le rapport et vous recontacter à ce sujet si vous le souhaitez
• Respecter nos obligations légales

Les données collectées dans Bryf servent à fournir les fonctionnalités de la plateforme (gestion des comptes, génération de contenus, envoi de newsletters et suivi analytique).

5. Base légale

• Consentement (Article 6.1.a RGPD): Pour les abonnements à la newsletter et les cookies analytiques
• Exécution du contrat (Article 6.1.b RGPD): Pour répondre à vos demandes de services, gérer nos prestations de conseil et de formation, et traiter les paiements Bryf via Stripe
• Intérêts légitimes (Article 6.1.f RGPD): Pour améliorer nos services et prévenir la fraude

6. Conservation des données

• Données du formulaire de contact : 3 ans depuis la dernière interaction
• Données analytiques : 26 mois
• Données de newsletter : jusqu’à votre désinscription
• Données de compte Bryf (profil, préférences) : tant que le compte est actif, puis 12 mois maximum après suppression pour répondre aux obligations légales
• Logs techniques et données d’utilisation Bryf : 12 mois, sauf obligation légale de conservation plus longue
• Contenus créés ou importés dans Bryf : conservés tant que le projet ou l’espace associé reste actif, puis supprimés ou anonymisés à la clôture
• Paiements Bryf : les données de facturation sont conservées pendant la durée légale applicable ; les informations de carte bancaire sont traitées exclusivement par Stripe et ne sont jamais stockées par Dotika
• Conversations avec l’assistante « Dotty » : 60 jours, puis suppression automatique des messages et de la conversation par une tâche planifiée
• Journaux techniques de sécurité de l’assistante (empreintes d’IP salées, échanges refusés) : 60 jours
• Candidatures : 12 mois après la clôture du processus de recrutement, sauf accord de votre part pour une conservation plus longue en vue d’opportunités futures
• Inscriptions aux événements et formations : 3 ans après l’événement, à des fins de relation commerciale et de justification
• Diagnostic de maturité IA : 3 ans à compter de la réalisation du diagnostic, réponses et rapport compris

Au terme de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées. Les conversations avec l’assistante « Dotty » sont purgées automatiquement par une tâche planifiée ; pour les autres traitements, la suppression est opérée lors de nos revues périodiques. Vous pouvez à tout moment demander la suppression immédiate de vos données en écrivant à privacy@dotika.ai, et nous y donnons suite dans le délai d’un mois prévu par le RGPD.

7. Partage des données

Nous ne partageons vos données qu'avec :

• Nos prestataires techniques (hébergement, email, analytique) sous des accords de confidentialité stricts
• Les autorités compétentes lorsque la loi l'exige
• Stripe Payments Europe, Ltd. (et Stripe, Inc. aux États-Unis le cas échéant) pour le traitement sécurisé des paiements de la plateforme Bryf, conformément à l’article 28 du RGPD et aux Clauses Contractuelles Types. Aucun paiement n’est encaissé sur dotika.ai
• Nos prestataires d’emailing (services SMTP, hébergeurs de messagerie) pour permettre l’envoi et le suivi des newsletters créées dans Bryf
• Nos fournisseurs de modèles de langage (LLM) tels qu’OpenAI, Anthropic, Mistral ou équivalents, qui traitent temporairement vos données pour générer des réponses. Les données ne sont pas utilisées pour entraîner leurs modèles, sauf indication contraire et consentement préalable
• Anthropic PBC (États-Unis), pour l’assistante conversationnelle « Dotty » du site dotika.ai : le contenu de vos messages lui est transmis afin de générer la réponse. Anthropic agit en sous-traitant, n’utilise pas ces données pour entraîner ses modèles, et le transfert est encadré par les Clauses Contractuelles Types
• Supabase Inc., qui héberge dans l’Union européenne la base de données et les fonctions serveur du site (formulaires de contact, candidatures, inscriptions, conversations de l’assistante)
• Netlify, Inc. (États-Unis), qui héberge et distribue les pages du site, et traite à ce titre les données techniques de connexion
• Resend, Inc. (États-Unis), qui achemine nos e-mails transactionnels : confirmations de contact, accusés de candidature, confirmations et rappels d'inscription. Le transfert est encadré par les Clauses Contractuelles Types
• Google Ireland Limited, pour la mesure d’audience via Google Analytics 4, uniquement si vous y avez consenti

Tous nos prestataires sont situés dans l'UE ou offrent des niveaux de protection adéquats (Clauses Contractuelles Types et, le cas échéant, Data Privacy Framework).

8. Vos droits

En vertu du RGPD, vous avez le droit de :

• Accéder à vos données personnelles
• Rectifier les données inexactes
• Demander la suppression ("droit à l'oubli")
• Limiter le traitement
• Portabilité des données
• Vous opposer au traitement
• Retirer votre consentement à tout moment
• Paramétrer ou supprimer votre compte Bryf
• Demander la suppression de vos données hébergées dans Bryf

Pour exercer ces droits, contactez-nous à : privacy@dotika.ai

Les abonnés finaux des newsletters envoyées via Bryf disposent également de droits (désabonnement, suppression, etc.). Bryf met à disposition des outils pour que nos clients puissent répondre à ces demandes.

Lorsqu’un client utilise Bryf pour gérer une newsletter, il reste le responsable du traitement des données de ses abonnés. Dotika agit en tant que sous-traitant et traite ces données uniquement sur instruction du client, conformément à l’article 28 du RGPD.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la CNPD (autorité luxembourgeoise de protection des données) : https://cnpd.public.lu

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées :

• Chiffrement HTTPS pour toute transmission de données
• Audits de sécurité réguliers
• Accès limité au personnel autorisé
• Sauvegardes régulières avec chiffrement
• Filtrage automatique des adresses e-mail et numéros de téléphone dans les échanges avec l'assistante « Dotty » avant enregistrement
• Adresses IP traitées sous forme d'empreinte cryptographique salée, jamais en clair, pour la limitation des abus

10. Cookies

En dehors des cookies strictement nécessaires, nous ne déposons de cookie qu'avec votre consentement préalable. Vous pouvez le modifier ou le retirer à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en bas de chaque page. L'inventaire complet, avec les durées de conservation, figure dans notre Politique de cookies.

• Cookies nécessaires : mémorisation de vos choix de consentement, de votre langue et du fil de votre conversation avec l'assistante « Dotty »
• Cookies analytiques : mesure d'audience via Google Analytics 4, avec anonymisation de l'adresse IP — chargés uniquement après votre accord
• Cookies marketing : aucun cookie publicitaire, de reciblage ou de réseau social n'est déposé sur dotika.ai à ce jour

11. Enfants

Nos services ne sont pas destinés aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs.

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique. Les changements importants seront communiqués via notre site web ou par e-mail (pour les abonnés).

13. Contact

Pour toute question relative à la vie privée :

• Email : privacy@dotika.ai
• Postal : Dotika Sàrl, 9, rue du Laboratoire, L‑1911 Luxembourg